Miksi yhä useammat yritykset uudelleenajattelevat kokoushuoneita

Viime vuoden aikana yhä useammat yritykset ovat alkaneet uudelleenarvioida kokoushuoneiden käyttöä toimistoissaan.

Pitkään kokoushuoneita on pidetty standardiosana työpaikan suunnittelussa. Useimmissa toimistoissa oli sekä suuria että pieniä huoneita, jotka oli suunniteltu varhain eikä niitä juurikaan muutettu myöhemmin. Tämä järjestely on edelleen olemassa monissa työpaikoissa tänäkin päivänä. Käyttötapojen osalta kuitenkin havaitaan muutoksia. Joissakin toimistoissa suuret kokoushuoneet jäävät merkittävän pitkäksi aikaa käyttämättä päivän aikana. Toisissa ne ovat varattuja, mutta usein vain lyhyiksi puheluiksi tai pikaisiksi keskusteluiksi, joita varten tilaa ei todellakaan tarvita.

Tapaamiset eivät itse asiassa ole katoaneet. Monissa tapauksissa niitä on jopa lisännyt. Muuttuvaa on kuitenkin se, miten ne järjestetään ja missä ne tapahtuvat.

Työskentelytavat ovat muuttuneet ennustettavammattomiksi

Yksi tämän muutoksen taustalla olevista tekijöistä on hybridityöskentelyn jatkuva omaksuminen. Työntekijät eivät enää ole toimistossa samanaikaisesti. Jotkut tiimit työskentelevät vuorottelusuunnitelmien mukaan, kun taas toiset jakavat aikansa kotona ja toimistossa.

Tämän seurauksena tilojen käyttö on muuttunut epäsäännöllisemmäksi. Kokoushuone saattaa olla täysin varattu tietyinä päivinä ja suurimmaksi osaksi tyhjä muina päivinä. Samalla viestintätapojen luonne on kehittynyt. Lyhyet puhelinkeskustelut, yksilökeskustelut ja nopeat tilannekatsaukset ovat yleistyneet. Nämä vuorovaikutukset vaativat usein yksityisyyttä, mutta eivät välttämättä kokonaisen kokoushuoneen.

Yritykset kiinnittävät entistä tarkempaa huomiota tilojen käyttöön

Tämä muutos on saanut monet organisaatiot tarkastelemaan tarkemmin sitä, miten heidän toimistotilansa todellisuudessa käytetään.

Joissakin tapauksissa sisäiset havainnot osoittavat, että kokoushuoneita varataan usein mukavuuden vuoksi pikemminkin kuin tarpeen vuoksi. Työntekijät saattavat varata huoneen yksinkertaisesti löytääkseen hiljaisen paikan puhelinkeskustelua varten. Ajan myötä nämä käyttömallit ovat saaneet yritykset uudelleenarvioimaan, kuinka paljon tilaa on varattu perinteisille kokoushuoneille. Useimmat eivät kuitenkaan poista niitä kokonaan. Kokoushuoneet säilyvät edelleen olennaisina suurempien keskustelujen ja ryhmätyön tueksi.

Kuitenkin tehdään säätöjä.

Pienempiä, joustavampia tiloja on yhä enemmän

Sen sijaan, että luottaisivat ainoastaan kiinteisiin kokoushuoneisiin, jotkut yritykset ottavat käyttöön pienempiä suljettuja tiloja, kuten äänieristettyjä kabineja, joita voidaan käyttää joustavammin.

Nämä tilat, jotka ovat usein muodoltaan äänieristettyjä kabineja, käytetään tyypillisesti lyhyitä puhelinkeskusteluja, keskitettyä työtä tai pieniä keskusteluja varten. Ne eivät korvaa kokoushuoneita, mutta ne vähentävät niiden kysyntää. Monissa tapauksissa näitä pienempiä tiloja käytetään useammin, koska ne ovat helpommin saatavilla ja paremmin soveltuvat arkitilanteisiin.

Yksityisyyden tarpeet kasvavat

Toinen tekijä on yhä suurempi tarve yksityisyyttä avoimissa toimistoympäristöissä.

Vaikka avoimet tilasuunnittelut ovat edelleen yleisiä, ne vaikeuttavat usein hiljaisien alueiden löytämistä puheluiden käynnistämiseen tai keskitetyn työn tekemiseen. Samalla viestintä on muuttunut jatkuvammaksi. Videopuhelut ja verkkokokoukset järjestetään koko päivän ajan, mikä lisää tarvetta tiloille, joissa työntekijät voivat puhua ilman häiriöitä. Tämä tarve ei enää ole satunnainen – se kuuluu arjen työnkulkuun.

Monissa tapauksissa yritykset turvautuvat äänieristettyihin kabineihin käytännöllisenä ratkaisuna näihin arkipäiväisiin tarpeisiin.

Asteikollinen siirtyminen toimistosuunnittelussa

Muutokset eivät tapahdu kerralla. Useimmissa tapauksissa yritykset tekevät asteittaisia säätöjä – lisäämällä muutamia pienempiä tiloja, havainnoimalla niiden käyttöä ja sopeuttamalla niitä ajan myötä. Tuloksena suuren kokoustilojen ja pienempien, joustavien tilojen välinen tasapaino alkaa siirtyä. Yritykset eivät korvaa kokoustiloja, vaan määrittelevät uudelleen niiden roolin työpaikassa.

Yhä useammat organisaatiot tutkivat joustavia, valmiiksi asennettavia vaihtoehtoja, kuten äänieristettyjä kabineita, osana tilasuunnitteluaan.

CLEADERISTA

Cleader tarjoaa toimistokalusteita, äänieristettyjä kabineita ja joustavia työtilaratkaisuja toimistoille ja kaupallisille ympäristöille, mikä täyttää modernin ajan monimuotoiset tarpeet. Nämä ratkaisut on suunniteltu tukemaan yksityisiä puheluita, keskitettyä työtä ja pieniä kokouksia ilman pysyvää rakentamista.

Yritykset, jotka tutkivat uusia lähestymistapoja toimiston suunnitteluun, harkitsevat yhä enemmän modulaarisia akustisia ratkaisuja osana työpaikkasuunnittelustrategiaansa.