لماذا تعيد شركاتٌ أكثر من أي وقت مضى التفكير في قاعات الاجتماعات

على مدار العام الماضي، بدأت شركاتٌ عديدة بإعادة النظر في كيفية استخدام قاعات الاجتماعات في مكاتبها.

فلوقتٍ طويلٍ، كانت قاعات الاجتماعات تُعتبر جزءًا قياسيًّا من تصميم أماكن العمل. وشملت معظم المكاتب مزيجًا من القاعات الكبيرة والصغيرة، التي تم التخطيط لها مبكرًا ونادرًا ما أُجريت عليها تعديلات لاحقًا. ولا يزال هذا الترتيب سائدًا في العديد من أماكن العمل حتى اليوم. ومع ذلك، فإن أنماط الاستخدام بدأت تتغير. ففي بعض المكاتب، تظل القاعات الكبيرة غير مستخدمة لفترات طويلة من اليوم. وفي مكاتب أخرى، تكون هذه القاعات مشغولةً— لكن غالبًا ما تكون لإجراء مكالمات قصيرة أو مناقشات موجزة لا تتطلب تلك المساحة بالكامل.

لم تختفِ الاجتماعات نفسها. بل في كثير من الحالات، زاد عددها. وما يتغير هو طريقة عقدها والموقع الذي تُعقد فيه.

أصبحت أنماط العمل أقل قابليةً للتنبؤ بها.

ومن العوامل الكامنة وراء هذا التحوّل استمرار اعتماد نموذج العمل الهجين. فلم يعد الموظفون موجودين في المكتب في الوقت نفسه. وبعض الفرق تعمل وفق جداول دوَّارة، بينما يقسّم آخرون وقتهم بين المنزل والمكتب.

ونتيجةً لذلك، أصبح استخدام المساحات أقل انتظامًا. فقد تكون قاعة الاجتماعات محجوزة بالكامل في أيامٍ معينة، بينما تبقى شبه خالية في أيامٍ أخرى. وفي الوقت نفسه، تطوّرت طبيعة التواصل. فأصبحت المكالمات القصيرة والمناقشات الثنائية والاجتماعات السريعة للإطلاع على التقدّم أكثر شيوعًا. وهذه التفاعلات تتطلّب غالبًا الخصوصية، لكنها لا تستلزم بالضرورة قاعة اجتماعات كاملة الحجم.

تولي الشركات اهتمامًا متزايدًا باستخدام المساحات.

وقد أدّى هذا التحوّل بالعديد من المؤسسات إلى إجراء تقييمٍ أدق لكيفية استخدام مساحات مكاتبها فعليًّا.

في بعض الحالات، تُظهر الملاحظات الداخلية أن قاعات الاجتماعات تُحجز غالبًا لأغراض الراحة بدلًا من الحاجة الفعلية. فقد يحجز الموظفون قاعةً ما ببساطةٍ للعثور على مكانٍ هادئٍ لإجراء مكالمة. وعلى مر الزمن، أدّت هذه الأنماط إلى دفع الشركات لإعادة تقييم كمية المساحة المخصصة لقاعات الاجتماعات التقليدية. ومع ذلك، فإن معظم الشركات لا تقوم بإلغاء هذه القاعات تمامًا، إذ تظل قاعات الاجتماعات ضروريةً لإجراء المناقشات الواسعة والتعاون الجماعي.

ومع ذلك، تتم إجراء تعديلاتٍ على هذا النحو.

أصبحت المساحات الأصغر والمُرنة أكثر انتشارًا

وبدلًا من الاعتماد فقط على قاعات الاجتماعات الثابتة، بدأت بعض الشركات في إدخال مساحاتٍ مغلقةٍ أصغر، مثل الكابينات العازلة للصوت، والتي يمكن استخدامها بمرونةٍ أكبر.

وتُستخدم هذه المساحات، التي تتخذ غالبًا شكل كابينات عازلة للصوت، لإجراء مكالمات قصيرة أو لأداء مهام تتطلب تركيزًا أو لإجراء مناقشات صغيرة. وهي لا تحل محل قاعات الاجتماعات، لكنها تساعد في خفض الطلب عليها. وفي كثيرٍ من الحالات، تُستخدم هذه المساحات الأصغر بشكلٍ أكثر تكرارًا لأنها أسهل في الوصول إليها وأكثر ملاءمةً للمهام اليومية.

تزايد احتياجات الخصوصية

ومن العوامل الأخرى تزايد الحاجة إلى الخصوصية في بيئات المكاتب المفتوحة.

ورغم استمرار انتشار التصاميم المفتوحة، فإنها غالبًا ما تُصعِّب إيجاد مناطق هادئة لإجراء المكالمات أو لأداء المهام التي تتطلب تركيزًا. وفي الوقت نفسه، أصبح التواصل أكثر استمراريةً؛ إذ تتم المكالمات المرئية والاجتماعات عبر الإنترنت طوال اليوم، مما يزيد الحاجة إلى أماكن يمكن للموظفين التحدث فيها دون مقاطعة. وهذه الحاجة لم تعد ظرفيةً — بل أصبحت جزءًا لا يتجزأ من سير العمل اليومي.

وفي كثيرٍ من الحالات، تلجأ الشركات إلى الغرف العازلة للصوت كحلٍ عمليٍّ لتلبية هذه الاحتياجات اليومية.

تحول تدريجي في تصميم المكاتب

وهذه التغييرات لا تحدث دفعةً واحدةً. ففي معظم الحالات، تقوم الشركات بإجراء تعديلات تدريجية — مثل إضافة عدد قليل من المساحات الأصغر، ومراقبة كيفية استخدامها، والتكيف معها تدريجيًّا. ونتيجةً لذلك، يبدأ التوازن بين قاعات الاجتماعات الكبيرة والمساحات الأصغر والمرونة في التحوُّل. إذ لا تسعى الشركات إلى استبدال قاعات الاجتماعات، بل إلى إعادة تحديد دورها داخل بيئة العمل.

تستكشف المزيد من المؤسسات الآن خيارات مرنة وجاهزة للتركيب، مثل الأجنحة العازلة للصوت، كجزء من تخطيطها لمساحات العمل.

عن شركة كليدر

توفر شركة Cleader أثاث المكاتب، والأجنحة العازلة للصوت، وحلول مساحات العمل المرنة للمكاتب والبيئات التجارية، مما يلبي الاحتياجات المتنوعة للعصر الحديث. وقد صُمِّمت هذه الحلول لدعم المكالمات الخاصة، والعمل المركّز، والاجتماعات الصغيرة دون الحاجة إلى إنشاءات دائمة.

ت increasingly تنظر الشركات التي تستكشف نُهُجًا جديدة في تخطيط المكاتب إلى الحلول الصوتية الوحدوية كجزء من استراتيجيتها لتصميم أماكن العمل.